Record Management in Purview onder de Archiefwet

Waarom dit meer is dan een retentielabel

Voor de meeste organisaties gaat data lifecycle management over opruimen: bewaar niet langer dan nodig. Voor overheidsorganen staat het omgekeerde net zo hard in de wet. De Archiefwet verplicht je om bepaalde informatie juist te bewaren — sommige stukken permanent — en om vernietiging aantoonbaar en beheerst te laten verlopen. Dat is geen bewaarbeleid dat je "erbij" doet; het is een archiveringsverplichting met een controleerbaar spoor.

Microsoft Purview Record Management is precies de laag die dat spoor levert. Waar een gewoon retentielabel data vasthoudt, vergrendelt een record-label een document — niet te verwijderen, en niet te wijzigen zolang het record op slot staat — en legt het elke stap in de levenscyclus vast, inclusief wie wat wanneer mocht vernietigen.

Een concreet voorbeeld: hotspotdocumenten permanent bewaren

Bij een sociale werkplaats die als overheidsorgaan onder de Archiefwet valt, heb ik Record Management ingericht voor de permanente bewaring van COVID-19-gerelateerde documenten.

Dat "permanent" komt uit de hotspotmethode. Bij een gebeurtenis met grote maatschappelijke impact kan een overheidsorgaan informatie die volgens de selectielijst vernietigd zou worden, aanwijzen als hotspot: die informatie wordt dan uitgezonderd van vernietiging en blijvend bewaard. De rijksoverheid wees COVID-19 in mei 2020 aan als rijksbrede hotspot; andere overheden bepalen zelf welke informatie eronder valt, met de handreiking Hotspotmonitor van het Nationaal Archief als hulpmiddel.

De vertaling naar Purview:

• Een retentielabel dat als record markeert — de stukken worden onveranderbaar en zijn niet handmatig te verwijderen.
• Bewaartermijn "permanent" in plaats van een aflopende termijn, zodat er geen vernietigingsmoment ontstaat.
• Gericht toepassen via een auto-apply-beleid op basis van trefwoorden en Sensitive Information Types, zodat de juiste documenten het label krijgen zonder dat medewerkers per stuk moeten nadenken.

Het resultaat is niet "een map die niemand mag aanraken", maar een aantoonbaar beheerste bewaring die een audit doorstaat.

Waar de Archiefwet en Purview op elkaar aansluiten

De kracht zit in het koppelen van juridische begrippen aan productfeatures:

• Bewaartermijnen → retentielabels met een vaste of gebeurtenis-gebaseerde termijn (event-based retention), bijvoorbeeld "10 jaar na afsluiten dossier".
• Beheerste vernietiging → disposition review: vóór daadwerkelijke verwijdering beoordeelt een verantwoordelijke of het stuk echt weg mag, met vastlegging van dat besluit.
• Onveranderbaarheid → records (alleen een sitebeheerder kan het label van een vergrendeld record nog wijzigen) en regulatory records (daar kan niemand het label verwijderen, ook een globale beheerder niet).
• Verantwoording → het auditlogboek dat elke labelwijziging en elk vernietigingsbesluit registreert.

Dat laatste is wat een archiefinspectie wil zien: niet alleen dát je bewaart, maar dat je kunt laten zien hoe.

Wat de Archiefwet 2026 hieraan verandert

Hier wordt het actueel. De Archiefwet 1995 wordt vervangen door de Archiefwet 2026 — tijdens het wetgevingstraject bekend als "Archiefwet 2021". De Tweede Kamer nam de wet op 18 februari 2025 unaniem aan, de Eerste Kamer volgde op 12 mei 2026. Inmiddels staat de wet in het Staatsblad en treedt hij op 1 januari 2027 in werking.

De belangrijkste verandering voor je retentie-ontwerp: de overbrengingstermijn gaat van twintig naar tien jaar. Informatie die blijvend bewaard moet worden, moet dus eerder naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is de nieuwe wet uitgesproken digitaal-eerst, wat de nadruk verschuift van fysieke overdracht naar beheerst digitaal informatiebeheer.

Praktisch betekent dat: bouw je retentielabels nu al zo dat de termijnen een parameter zijn en geen aanname. Wie zijn beleid hardcodeert op twintig jaar, mag straks alles herzien; wie werkt met gebeurtenis-gebaseerde termijnen en een heldere labeltaxonomie, past één waarde aan.

Waar begin je?

Record Management is de verdiepingsslag ná Information Protection en DLP — je wilt eerst weten wélke data je hebt en hoe gevoelig die is, voordat je vastlegt hoe lang het blijft. Twijfel je waar jouw organisatie in die volgorde staat? De Purview-scan geeft je in twee minuten je profiel en drie prioriteiten.